Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 2016-2017-2018 No ratings yet.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

Tip 1 Organisatie focus

Dashboards zijn voor veel organisaties een uitstekende manier om gebruikers meer inzicht te geven in de groeiende hoeveelheid data. Helaas ligt de focus bij het ontwikkelen van dashboards vaak op de techniek en niet op de gebruiker. Dat komt omdat dashboards meestal worden gebouwd door een ontwikkelaar of de BI-afdeling. Die weten veel van de dashboard-tool en de techniek, maar hebben meestal weinig kennis van user interface design. Dat is uiteraard ook een vak apart, maar door bijvoorbeeld de juiste kleuren of de juiste grafieken te gebruiken kun je je dashboards visueel al veel aantrekkelijker maken. Feit is dat gebruikers makkelijker door dashboards navigeren die er goed uitzien en het daardoor eenvoudiger voor ze wordt om cijfers te interpreteren en die om te zetten in actie.

Daarom geef ik je in dit artikel enkele handige tips hoe je een dashboard voorziet van de juiste eigenschappen. Ik leer je door de ogen van je gebruikers te kijken naar een dashboard en hoe je voor een optimale gebruikerservaring zorgt.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

Tip 2 Focus op één hoofdonderwerp

Een goed visueel dashboard is niet te ingewikkeld en heeft niet te veel domeinen. Een dashboard moet vooral aanzetten tot actie en de gebruikers prikkelen. De grootste valkuil bij de ontwikkeling van dashboards is dat je te veel informatie tegelijk wilt tonen over verschillende onderwerpen. Dit maakt het voor de gebruiker onmogelijk om de essentie van het dashboard in een oogopslag te begrijpen. Welk verhaal vertelt het dashboard mij? Als je gebruiker deze vraag niet direct kan beantwoorden, ontbreekt de focus.

Maar hoe zorg je voor focus in je dashboard? Door één hoofdonderwerp te kiezen en alleen die informatie te tonen die relevant is voor het onderwerp. Neem bijvoorbeeld het dashboard van een salesmanager. Hij wil weten hoe zijn salesteam presteert. Hij wil inzicht in het aantal afspraken, leads, conversies en deals die gesloten zijn. Daarnaast is het voor hem belangrijk om de totale omzet per periode ten opzichte van de targets van iedere medewerker voor die periode te zien. Andere onderwerpen zoals het aantal verkochte producten of de omzet per land of regio zijn hier minder relevant, omdat dit dashboard bedoeld is om de prestaties van zijn team nauw in de gaten te houden.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

Tip 3 Rust en duidelijkheid

Focussen op het juiste onderwerp is belangrijk, maar als je vervolgens te veel laat zien aan je gebruikers, werkt je dashboard alsnog niet. Het gevaar voor dashboardontwikkelaars die geen achtergrond hebben als user interface designer schuilt in de grote hoeveelheid opties die ze hebben bij de ontwikkeling. Het is alsof ze voor het eerst aan de slag gaan met Powerpoint. Er komt zo veel op de ontwikkelaar af, dat hij de kans loopt het overzicht te verliezen over welke functionaliteiten het beste aansluiten bij de wens van de gebruikers. Daardoor loop je het risico dat je een onoverzichtelijke ratjetoe aan slides maakt, in plaats van een strakke presentatie. Dat geldt ook voor het ontwikkelen van een dashboard. Hoe meer kleuren, objecten en afbeeldingen, des te rommeliger word je dashboard. Wil je dat je dashboard er aantrekkelijk uitziet en de aandacht van je gebruiker vasthoudt, blijf dan in ieder geval van de volgende objecten af:

  • 3D objecten
  • Schaduw- en glow effecten
  • Metertjes
  • Kaders
  • Te veel kleuren

Deze objecten zorgen alleen maar voor onduidelijkheid en afleiding op je dashboard. Wat je wil is een dashboard dat rustig oogt en direct duidelijk maakt waar het over gaat.

 

Ik geef je vijf tips om die beoogde rust in je dashboard te krijgen.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

Tip 4 Gebruik rustige kleuren

De kleur van een dashboard moet rust uitstralen als je ernaar kijkt, zeker omdat je gebruiker in één oogopslag inzicht wil hebben in zijn cijfers. Bovendien wil je dat gebruikers dashboards over een langere periode gaan inzetten in hun dagelijkse werkzaamheden. Door slim gebruik te maken van de juiste tinten en kleuren voor zowel de tekst, objecten en achtergrond zet je de toon voor een prettige gebruikerservaring. Dat realiseer je door de volgende drie uitgangspunten te hanteren:

  • Geen harde kleuren. Gebruik bijvoorbeeld nooit de harde kleur zwart voor tekst en lijnen in grafieken zoals de assen. Pak altijd een zachtere tint als donkergrijs. Die kleur is doorgaans 10 à 20 procent lichter dan zwart. Hetzelfde geldt voor signaalkleuren voor KPI’s. Gebruik nooit de harde varianten van rood, oranje en groen, maar een iets zachtere variant.
  • Plaats grafieken, tabellen en andere objecten op een witte achtergrond. Hierdoor komt de inhoud beter naar voren en leidt de achtergrond niet af.
  • Kies voor de achtergrondkleur van het rest van het dashboard altijd een hele lichte of zachte kleur. Vaak is dit bijvoorbeeld de huisstijlkleur van de organisatie. Een alternatief is een lichtgrijze kleur. Deze kleur is heel neutraal en zorgt ervoor dat het geheel rustiger oogt.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

5. Zorg voor een vast template

Het komt vaak voor dat verschillende afdelingen binnen een organisatie andere dashboards gebruiken. Daardoor loop je de kans dat er een wildgroei ontstaat aan verschillend vormgegeven dashboards. Dat kost veel tijd en geld om te ontwikkelen en bovendien weten gebruikers van verschillende afdelingen niet waar ze naar zitten te kijken als ze dashboards uitwisselen. Daarom kun je beter een vast template introduceren, dat als basis dient bij de ontwikkeling van alle dashboards. Dit zorgt voor herkenbaarheid bij de gebruikers en uniformiteit van de dashboards in je organisatie. In het template leg je in ieder geval de volgende punten vast:

  • Formaat van het canvas zodat afdrukken in landscape en portrait altijd goed gaan
  • Tekstkleuren en tekstgrootte
  • Achtergrondkleur van het canvas
  • Een volledige header voorzien van de juiste titel
  • Filters om exact te kunnen zien naar welke selectie van informatie je kijkt
  • Een kruimelpad, zodat je precies kunt zien op welk dashboard je je bevindt en snel kunt navigeren tussen rapportages en dashboards
  • Een volledige footer voorzien van (meta)data over rapportages
  • Optioneel: lay-out met standaard objecten voorbereiden

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

6. Zet grafieken op de juiste wijze in

De juiste grafiek kan veel duidelijk maken over een onderwerp. Helaas kiezen veel dashboardontwikkelaars vaak niet de juiste grafiektypen bij de juiste informatie. Naast de keuze van het juiste grafiektype, is ook de manier waarop je een grafiek aankleedt bepalend voor het overbrengen van de informatie. Hieronder de belangrijkste punten waar je op moet letten wanneer je met grafieken werkt in dashboards:

  • Gebruik een lijndiagram voor het visualiseren van chronologische of tijdsgebonden data, zoals de ontwikkeling van de dagelijkse temperatuur.
  • Gebruik een staafdiagram voor het onderling vergelijken van categorische data, zoals de omzet per provincie.
  • Extra tip: als je vergelijkt zonder een tijdsdimensie, maak er dan een horizontale staafdiagram van met een sortering van hoog naar laag.

Taartdiagrammen en gestapelde kolomgrafieken zijn zelden bruikbaar. Zeker wanneer je meerdere categorieën hebt is het slecht zichtbaar hoe iedere categorie zich verhoudt tot de andere, of hoe deze zich ontwikkelt door de tijd heen. Wat is dan een goed alternatief voor bijvoorbeeld een gestapelde staafdiagram met een tijdsdimensie? Durf te splitsen! Maak voor elke categorie een eigen grafiek en zet die naast elkaar. Zorg dat elke grafiek dezelfde as-hoogte heeft. Zo zie je direct hoe elke categorie zich ontwikkelt door de tijd heen in verhouding tot de andere categorieën.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

 

7. Durf te spelen met het formaat van objecten

Bepaalde elementen op een dashboard moeten direct de aandacht van je gebruiker trekken. Om dit voor elkaar te krijgen, kun je objecten visueel extra benadrukken door te spelen met de grootte. Het grootste object op je dashboard trekt automatisch als eerste de aandacht van gebruikers. Dit kan uitstekend met grafieken, maar bijvoorbeeld ook met target- versus realisatiecijfers. Wanneer je van dit soort cijferblokjes hebt, zet deze eens bovenaan het dashboard en maak de getallen in die blokjes flink groter. Ik bedoel dan geen lettertype 20, maar eerder lettertype 48 of zelfs meer. Die cijfers zullen er direct uitspringen en je zal er automatisch als eerste naar kijken. Dit werkt ook andersom. Als je bijvoorbeeld aanvullende informatie wilt tonen in een grafiek. Door deze juist wat kleiner in formaat te maken, valt die juist wat minder snel op.

Microsoft Excel Dashboard maken in Excel 2016 Tableau Power BI of SAP BI Business Objects 

8. Uitlijning van tabellen, grafieken en andere objecten

Ten slotte maakt de uitlijning van tabellen, grafieken en andere objecten een dashboard qua vormgeving helemaal af. Als tekst, beeld en objecten goed uitgelijnd zijn, ziet een dashboard er direct strak uit. Er zijn geen storende elementen of scheve verhoudingen die gebruikers afleiden. Hou bij de uitlijning rekening met de volgende zaken:

  • De afstand tussen de objecten is overal gelijk
  • De hoogte tussen de objecten is gelijk
  • De ruimte of marge tussen alle objecten is altijd gelijk
  • Tekstvelden zijn overal even hoog en indien mogelijk even breed
  • Inspringen van tekst is overal gelijk
  • Als je gebruik maakt van blokken of kaders, zijn deze altijd van dezelfde grootte en zijn de teksten binnen deze blokken gelijk uitgelijnd

Hanteer je deze tips dan wordt het een koud kunstje om je dashboards visueel aantrekkelijk te maken en functioneel in te richten. Voldoet jouw dashboard aan deze grafische eisen, dan zorg je dat gebruikers een slimme tool tot hun beschikking hebben. Een tool die de huidige stand van zaken toont, ontwikkeling laat zien en aanzet tot actie. Kortom, een hulpmiddel dat ze kunnen inzetten in hun dagelijkse werk.


Hoeveel van jouw dashboards voldoen aan deze visuele richtlijnen?

Direct Persoonlijk contact

mondy.holten@mr-data.nl

customer relationship management excel template, crm template free download, excel client tracking template, excel customer database template, customer tracking spreadsheet excel, one sheet crm, sales lead tracking excel template, sales tracker excel free download

Please rate this

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *