7 Stappen: Business Intelligence Dashboard software & business intelligence dashboard best practices business dashboard business intelligence dashboard pdf name one business intelligence dashboard tool business intelligence dashboard tools business intelligence dashboard benefits 2.5/5 (1)

Business Intelligence Dashboard software: In 7 stappen een overzichtelijk dashboard

FINANCE

22 januari 2018

Als financieel professional ben je goed in staat de cijfers te doorgronden. Maar jij opereert niet alleen: het is belangrijk dat ook elders in de organisatie wordt begrepen hoe de vlag erbij hangt. Zo maak je een business intelligence dashboard dat iedereen snapt en enthousiasmeert.

Bedrijven worden geconfronteerd met een enorme datastroom. Daarom, om overzicht te creëren, is het verstandig om een dashboard te maken waarin de belangrijkste cijfers zijn geclusterd. Een dashboard is niet alleen belangrijk als instrument om te sturen, maar ook om anderen in één oogopslag duidelijk te maken hoe het bedrijf ervoor staat. Door bedrijfsinformatie met de hele organisatie te delen, zorg je immers voor een grotere betrokkenheid van medewerkers. Hoe maak je een goed BI dashboard, dat écht nieuwe inzichten geeft?

Business Intelligence Dashboard software: Wat is Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) is een verzamelbegrip voor dat wat te maken heeft met het verzamelen, analyseren en presenteren van data ten behoeve van de strategie en het reilen en zeilen van het bedrijf.

Business Intelligence Dashboard software: 1: Kies de juiste Business Intelligence tool

Business intelligence tools bestaan er in vele verschillende smaken. Sommige hebben een uitstekende functionaliteit voor het rapporteren en andere zijn zeer geschikt voor dashboarding. Alleen in Nederland al  zijn bijna 20 aanbieders van BI-software, waarvan Qlik misschien wel de bekendste is. Het selectieproces van Business Intelligence software blijkt in de praktijk vaak een behoorlijke kluif. Laat je daarom uitgebreid adviseren zodat je met een tool eindigt die aansluit bij wat jij wilt en nodig hebt. In het meest ideale geval is Business Intelligence een integraal onderdeel van je ERP pakket of bedrijfssoftware. Hierdoor hoef je geen ingewikkelde koppelingen te onderhouden, maar is de data direct beschikbaar. Denk bij de selectie van een tool ook na over voor wie het is en hoe je het wil gebruiken; hangt het statisch op een scherm in de loge of gaan gebruikers er doorheen klikken en analyseren?

Business Intelligence Dashboard software: 2: Selecteer de juiste KPI’s …

Misschien wel het allermoeilijkste, welke cijfers laat je zien? Een dashboard gaat terug naar de kern. Maak daarom een goede selectie van kritieke prestatie indicatoren (KPI’s): cijfers die cruciaal zijn voor het resultaat. Goede KPI’s sluiten aan bij de missie en visie van de organisatie en zijn goed meetbaar. KPI’s hebben vaak ongemerkt veel invloed op de manier waarop mensen werken. Heb je bij de afdeling sales alleen oog voor de gescoorde omzet? Dan komt de focus daar ook op en minder op het echt meerwaarde bieden aan de klant of prospect. Hetzelfde geldt voor je helpdesk, stuur je alleen op aantallen of gaat het je om hoe blij de klanten zijn geweest met de hulp?

Business Intelligence Dashboard software: 3: … en cluster ze op een logische manier

KPI’s krijgen pas betekenis als ze in samenhang worden gepresenteerd. Cluster ze daarom op een logische manier, zodat belangrijke verbanden direct duidelijk worden. Werk net als een boek van linksboven naar rechtsonder, waarbij je de belangrijkste data links boven zet en rechts onderin eindigt. Breng ook hiërarchie aan door de belangrijkste cijfers groter of in een felle kleur te presenteren. Het is verstandig om te kiezen voor een algemeen dashboard voor iedereen, waarin de belangrijkste cijfers zijn geclusterd en daarnaast verschillende dashboards voor specifieke groepen, zoals de afdeling inkoop, IT of finance die dieper ingaan op de data.

Business Intelligence Dashboard software: 4: Kies de juiste visualisaties

Eén grafiek zegt vaak meer dan honderd woorden, mits de boodschap in één oogopslag duidelijk is. Stem de keuze voor de grafiek af op de informatie die je erin verwerkt. Om cijfers te vergelijken, kan een staafdiagram uitkomst bieden. Wil je een procentuele verdeling van cijfers weergeven – bijvoorbeeld marktaandeel – dan verdient een cirkeldiagram de voorkeur. Is het de bedoeling om trends, schommelingen of een correlatie tussen cijfers te laten zien, dan kun je het beste lijndiagram overwegen. Vaak zegt een getal op zichzelf ook weinig, plaats het daarom altijd in context. Zet een resultaat af tegen het target, de realisatie van vorig jaar of een norm. Zo krijgen getallen meer waarde en kun je de cijfers beter in context plaatsen.

Business Intelligence Dashboard software: 5: Maak slim gebruik van kleur

Kleurgebruik kan de boodschap ondersteunen, maar medewerkers ook op het verkeerde been zetten. Ook dit is dus een belangrijk aandachtspunt bij de inrichting van het dashboard.
Mijd kleuren van de huisstijl: dat zorgt voor verwarring. Kies kleuren die duidelijk van elkaar zijn te onderscheiden, zeker in grafieken waarin cijfers tegen elkaar worden afgezet.
Je kunt de kijker ook sturen met het kleurgebruik. Zo kun je felle kleuren inzetten om opvallende cijfers te accentueren. Wees je ook bewust van de symboliek van kleuren. Groen wordt vaak beschouwd als positief, rood als negatief en bij oranje is het oppassen geblazen. Bij goed gebruik van kleuren in je Business Intelligence dashboard is het in een oogopslag duidelijk hoe het bedrijf of de afdeling ervoor staat.

Business Intelligence Dashboard software: 6: Creëer rust in je dashboard

Een dashboard moet overzichtelijk zijn. Laat informatie die geen waarde toevoegt achterwege, omdat dit de kijker kan afleiden van de boodschap. Stel jezelf regelmatig de vraag “wat ga ik daadwerkelijk met deze informatie doen?”. Als je daar geen duidelijk antwoord op hebt is het waarschijnlijk overbodige informatie.
Maak goed gebruik van lijnen en witregels om cijfers die niets met elkaar te maken hebben van elkaar te scheiden. En heel belangrijk: zorg ervoor dat het dashboard op één scherm past, zodat de kijker niet hoeft te scrollen.

Business Intelligence Dashboard software: 7: Houd het Business Intelligence dashboard actueel

Business Intelligence die niet actueel is, verliest zijn waarde. Zorg er daarom voor dat deze minimaal dagelijks wordt ververst. Laat altijd op het dashboard zien wanneer de data voor het laatst zijn bijgewerkt. Als de marktomstandigheden of de focus en strategie van het bedrijf veranderen, moet ook het rijtje KPI’s worden opgeschoond en dus ook het dashboard.

Please rate this